14/11/13
La lecture d’un document n’est pas toujours séquentielle. Par exemple, le lecteur du catalogue d’un magasin de bricolage, ne parcourt généralement pas les pages les unes après les autres préférant souvent consulter l’index du catalogue, identifier une rubrique (e.g. les peintures) et se rendre directement à la page concernant les articles qui l’intéressent.
Un logiciel de traitement de texte, comme par exemple Word, permet d’insérer dans un document des titres, des renvois et des tables qui rendent la lecture d’un document dynamique. Nous allons commencer par l’insertion de figures.
Lorsque vous insérez un objet dans un document (une image, un encadré, une table, etc.), vous pouvez y associer une légende : un numéro et un nom que vous pourrez ensuite utiliser dans tout le document pour vous y référer (avec des renvois).
Dans le document BulletinAFIA.doc, nous allons insérer 3 images et, sous chacune d’entre elles, nous allons ajouter une légende.
Remarquez que dans le document BulletinAFAI.doc, nous avons déjà créé deux styles de paragraphe Image et Légende-image que vous allez utiliser et modifier dans la suite. Ces styles de paragraphe sont basés sur le styles de paragraphe Normal et sont centrés. Vous pourrez modifier leur apparence si nécessaire plus tard.
À ce point de l’exercice, vos images sont insérées et ont une légende. Nous allons maintenant numéroter les légendes de sorte à obtenir par exemple « Figure 3. Un coucher de soleil », le tout centré sous l’image. Nous allons donc modifier le style de paragraphe Légende-image :
Nos images sont maintenant numérotées automatiquement. Insérez une image entre la deuxième et la troisième. Légendez-la ensuite. Vérifiez que la numérotation des images s’est mise à jour automatiquement.
Toutes vos images ont maintenant une légende numérotée. Essayez de faire en sorte qu’une de vos images soit en bas d’une page et que sa légende soit en haut de la page suivante (pour l’occasion, vous êtes autorisés à ajouter des paragraphes vides au dessus de l’image concernée pour la faire descendre en bas de la page… mais c’est exceptionnel !!) Vous allez normalement réussir ; or le résultat n’est pas convenable : une image et sa légende ne doivent jamais être séparées !
Nous allons faire en sorte que cela n’arrive pas. Modifiez le style de paragraphe Image et cochez l’option « Paragraphes solidaires » (format>paragraphe>enchainements).
Cette option oblige le paragraphe courant à être lié au suivant. C’est à dire qu’au moins une ligne du paragraphe suivant va se trouver à la fin de la page précédente, ou alors tout le paragraphe courant va avancer d’une page.
Retentez de mettre une image en bas d’une page et sa légende en haut de la page suivante, vous n’y arrivez plus.
Un renvoi est une note qui lie une partie du document à une autre partie souvent non contigüe. Par exemple, dans un livre on peut trouver la phrase "La figure 2 illustre le processus".
Dans le document du TD, nous allons faire des renvois automatiques vers les titres des figures définis précédemment.
Pour chacune des trois images actuellement présentes dans votre document, faites ce qui suit :Intérêt des renvois automatiques : Vous faites références dans votre texte à la deuxième figure du document ; elle porte donc le numéro 2 et votre référence ressemble à "La figure 2 illustre le processus […]". Si dans la suite de votre travail, vous décidez d’ajouter une figure au dessus de la deuxième, la figure que vous référencez devient la troisième figure du document et donc porte maintenant le numéro 3.
Cette zone variable dans un document s’appelle un "champ"; dans l’exemple ci-dessus, le champ "renvoi" doir être mis à jour par le logiciel lorsqu’on modifie l’ordre des figures; suivant le logiciel cette mise à jour d’un champ peut être automatique ou pas.
Avec Word, cette mise à jour n’est pas toujours automatique; vous pouvez alors utiliser le menu contextuel apparaissant par clic-droit sur le champ renvoi et choisir la fonction "mettre à jour les champs" pour obtenir : "La figure 3 illustre le processus […]".
Pour mesurer l’intérêt des renvois, vous allez maintenant supprimer l’image qui porte le numéro 1 ainsi que sa légende et mettez à jour les champs.
Comme la table des matières répertorie tous les styles de paragraphe hiérarchisés d’un document, la table des figures répertorie toutes les légendes de figures. Lors de la génération de la table de figures, Word recherchera tous les paragraphes qui ont pour style Légende-image, récupèrera leur légende, les classera par ordre d’apparition dans le document et affichera la table.
À la fin du document, insérez une table des figures : Onglet RÉFÉRENCES>Légendes>Insérer une table des illustrations. Dans la fenêtre qui apparait, en bas vous trouverez :