20/09/2023
Rappel : une messagerie est un moyen de communication "asynchrone" (contrairement, par exemple, au "tchat" qui lui est "synchrone") : le moment de réception peut différer fortement du moment de l'envoi (un mail peut même ne jamais être délivré).
Dans cette partie, nous insistons sur de bons usages du mail ainsi que sur la compréhension des principaux champs à remplir lors de la rédaction d'un message :
Un mail n'est pas un SMS : conseils et consignes de rédaction.
Le champ sujet/objet est important : il permet au destinataire d'avoir une information résumée sur le contenu du message sans avoir à l'ouvrir.
Le texte (ou corps) du message doit être rédigé. La structure de base d'un mail est la suivante.
Consigne : dans tous les mails de TD, même si cela n'est pas écrit, rédigez vos messages en adaptant le modèle précédent.
Au delà des mails de TD, il ne faut pas oublier dans un mail d'adapter son niveau de langage à son interlocuteur et à l'objet du mail : professionnel, privé… ; un mail n'est pas un sms…
Rappelons que l'usage des ressources informatiques de l'université est régi par une charte. Il existe également une nétiquette
générale indiquant les bons usages d'internet et du mail.
Truc/Astuce. Il est parfois judicieux de rédiger un mail important et long dans un document texte plutôt que de le rédiger directement dans une fenêtre du webmail. Si ce dernier rencontre un souci et se ferme, on peut perdre un mail en cours d'écriture si on le rédige sans outil intermédiaire. Si le courrier a été écrit avec un logiciel de traitement de texte ou avec un éditeur de texte, il peut facilement être sauvegardé. Il suffira juste de le recopier une fois la rédaction fini dans le mail à envoyer. (l'astuce peut aussi être utile pour des commentaires sur un blog ou pour le remplissage de certains formulaires, etc.)
Champs A/To, Cc, Cci/Bcc : tous destinataires mais pas avec le même rôle
Il convient de bien distinguer et comprendre les 3 champs de destinataires possibles :
Conseils :
Exercice : un premier mail
Pour ceux qui sont perdus :
etu.univ-montp3.fr
>) (exemple : riri.duck@etu.univ-montp3.fr
, fifi@caramail.fr
,
loulou@free.fr
, etc.). Ne tapez rien dans les parties Cc et Cci.Exercice : destinataires erronés
Recommencez l'exercice précédent en l'envoyant à une adresse erronée (par exemple mettez truc@univ-montp3.fr). Etudiez le message que vous avez reçu suite à cet envoi.
Explications
Exercice : différencier Cc et Cci.
Envoyez un message à votre voisin ou à une autre de vos adresses électroniques en mettant votre adresse électronique universitaire dans la partie Cc. Que constatez-vous ? Retrouvez-vous les noms de l'expéditeur et celui du destinataire ?
Recommencez l'opération mais en mettant votre adresse électronique universitaire dans la partie Cci. Demandez à votre voisin qu'il vous montre le message qu'il a reçu (ou consultez votre autre boîte mail) et comparez-le avec le message précédent.
Définir sa signature
Dans les consignes générales de rédaction d'un mail, il est demandé d'ajouter systématiquement sa signature. Pour être sûr de ne pas l'oublier, les gestionnaires de mails proposent généralement la possibilité de définir une signature ajoutée automatiquement.
Ci-suit comment cela se fait avec BlueMind, le gestionnaire de mail de l'université.
Mon compte
puis allez dans l'onglet Identités
.Préférences
puis (dans l'onglet "Général" normalement ouvert par défaut) allez dans la partie "Gestion des identités".Enregistrer
.Exercice.
Bon à savoir. Vous pouvez vous créer plusieurs identités dans BlueMind. Cela vous permet notamment d'avoir plusieurs signatures prédéfinies : on ne signe pas de la même manière quand on écrit à une connaissance ou à un service de l'université.