Les renvois : Comment référencer des informations de manière fiable et automatisée

Il n'est pas rare, au cours de la rédaction de documents quelque peu élaborés, d'avoir à insérer des mentions telles que "voir le chapitre N" ou bien "le chapitre 'X. Bla bla bla' donne les renseignements..." ou encore "ces données sont reprises au tableau T, page P".

Si le réflexe premier est de rédiger ces renvois "en dur", c'est-à-dire directement à partir des informations courantes, cette méthode ne va pas sans poser quelques problèmes importants. En effet, un document est, par nature, éminemment dynamique : il subit fréquemment des corrections, des mises à jour, des refontes. Ces opérations rendent à coup sûr obsolètes les renvois cités plus haut.

Comment se protéger de cet état de fait ? Tout simplement en exploitant les fonctionnalités d'insertion et d'appel de renvois qui sont proposées par OpenOffice.

Ainsi, le déplacement d'un objet, la suppression ou l'allongement d'un paragraphe, la modification généralisée de l'interlignage n'auront plus pour conséquence la fastidieuse retouche manuelle des renvois impactés. Ces derniers seront automatiquement mis à jour sans intervention de notre part. Alors, pourquoi s'en priver ?

Le principe de base est :

Pour renvoyer à un élément du texte, il faut que cet élément existe et qu'il soit référencé.

Quelques définitions :

• Renvoi : information faisant référence à un objet déjà présent à un autre endroit dans le document. Par exemple : "consulter le tableau 5, page 12".
• Objet ou objet-cible d'un renvoi : l'élément vers lequel on veut renvoyer (tableau, image, repère de texte, voire élément personnalisé).
• Format d'un renvoi : la manière dont le renvoi est présenté dans le texte (numéro de page, numéro de chapitre, texte associé à l'objet, etc.).

Pour pouvoir renvoyer à un objet (tableau, image, etc.), il faut qu'il existe. Cela va sans dire, mais cela va tellement mieux en le disant !
Néanmoins, pour certains objets, la notion d'"existence" s'entend un peu au-delà de la simple "présence" dans le texte. C'est, en particulier, le cas pour les tableaux et images qui doivent être légendés pour devenir référençables.

Tab. 1 : Les objets-cibles des renvois


Tab. 2 : Les formats des renvois

Dans le document du TD, nous allons faire des renvois automatiques vers les encadrés définis lors de la précédente séance. Dans le document BulletinAFIA_avec_legende.odt, les encadrés ont été numérotés, i.e. référencés (c'était un exercice à faire lors de la précédente séance).
Remplacez les références aux encadrés (elles sont surlignées en jaunes pour les trouver plus facilement dans le document) par des renvois automatiques à l'encadré correspondant :

• Insérez un renvoi avec le menu Insertion -> Renvoi...
• Choisissez dans la liste Sélection l'objet-cible
• Choisissez dans la liste Insérer une référence à le format du renvoi (par exemple l'item Numéro (sans contexte)) et cliquez Insérer.
• Fermez la fenêtre de dialogue et observez l'effet.
• Poursuivez ce travail pour toutes les références aux encadrés.

Nos encadrés sont maintenant référencés à travers tout le document. Transformez le paragraphe "Il ne faut cependant pas renverser (...) par une machine. (Jorrand 1995)" en encadré et donnez lui comme légende "Jorrand".

Vous remarquez alors que la numérotation des encadrés 5, 6, ... a été décalée de manière à ce que le nouveau cadre soit numéroté 5. Les renvois dans le texte du document ont également été mis à jour automatiquement ! (Il sera peut-être nécessaire de mettre à jour les champs générés par OpenOffice via le menu Outils -> Actualiser -> tout actualiser)

Re-transformez maintenant le paragraphe "Il ne faut cependant pas renverser (...) par une machine. (Jorrand 1995)" dans le style Standard et supprimez la légende.

Vérifiez que les références ont bien changé.