11/09/2016

Envoyer un message

Rappel : une messagerie est un moyen de communication "asynchrone" (contrairement, par exemple, au "tchat" qui lui est "synchrone") : le moment de réception peut différer fortement du moment de l'envoi (un mail peut même ne jamais être délivré).

Dans cette partie, nous insistons sur de bons usages du mail ainsi que sur la compréhension des principaux champs à remplir lors de la rédaction d'un message :

Un mail n'est pas un sms : conseils et consignes de rédaction.

Le champ sujet/objet est important : il permet au destinataire d'avoir une information résumée sur le contenu du message sans avoir à l'ouvrir.

Consigne : l'objet ou sujet d'un mail doit toujours être rempli.

Le texte (ou corps) du message doit être rédigé.

Il ne faut pas oublier dans un mail d'adapter son niveau de langage à son interlocuteur et à l'objet du mail : professionnel, privé… ; un mail n'est pas un sms…

Consigne : dans tous les mails de TD, utilisez des formules de politesse d'introduction (bonjour, ...) et de clôture de mail (bien cordialement, ...) suivi de votre signature (au moins prénom, nom).

Le but de la consigne précédente est de prendre de bonnes habitudes. Dans un échange avec l'administration universitaire, il est bon d'ajouter aussi son numéro d'étudiant (à 8 chiffres).

Rappelons que l'usage des ressources informatiques de l'université est régi par une charte. Il existe également une "nétiquette" générale indiquant les bons usages d'internet et du mail.

Champs A/To, Cc, CCI/BCC : tous destinataires mais pas avec le même rôle

Il convient de bien distinguer et comprendre les 3 champs de destinataires possibles :

  • Champ A/To = destinataires principaux : = celui ou ceux à qui est adressé le message.
  • Champ Cc (Copie Carbone/Carbon Copy) = destinataires secondaires : ils sont informés du message, peuvent réagir mais, par exemple, si une demande est formulée, ce n'est pas à eux qu'elle est adressée.
  • Champ Cci/Bcc (Copie Carbone invisible/Blind Carbon Copy) = destinataires cachés aux autres destinataires.

Conseils :

  • Si vous avez des destinaires principaux (ou secondaires), ne précisez pas de destinaires cachés : cela s'est souvent avéré source de maladresse de la part de ces destinataires cachés.
  • Utilisez éventuellement le champ CCi/Bcc, pour préserver des adresses mails de contacts (pour ne pas la communiquer à d'autres personnes). Ces adresses sont des données personnelles.
  • Quand vous utilisez votre messagerie universitaire, mettez-vous en destinataire secondaire si vous désirez récupérer les pièces jointes (attention alors au quota : votre messagerie a une capacité limitée).

Exercice : un premier mail

En respectant les consignes énoncées précédemment, et en utilisant votre messagerie universitaire, envoyez-vous un message à votre adresse mail universitaire. L'objet sera "message 1", et le texte de votre choix. Allez ensuite dans la boîte de réception pour vérifier que le message a bien été délivré.

Pour ceux qui sont perdus :

  • Connectez-vous à votre messagerie universitaire. Si c'est votre première connexion, vous devez avoir un message de bienvenue de la part du serveur qui vous attend dans votre boîte aux lettres. Lisez le message.
  • Dans l'interface de la messagerie, choississez "Nouveau".
  • Dans la partie destinataire, tapez votre adresse mail (nom d'utilisateur, prenom.nom pour l'université, suivi par @ suivi par le nom du serveur, dans le cas présent etu.univ-montp3.fr ) (exemple : riri@etu.univ-montp3.fr, fifi@caramail.fr, loulou@free.fr, etc.). Ne tapez rien dans les parties CC et CCi.
  • Tapez le texte "Message 1" dans le champ "Sujet".
  • Tapez un texte dans la partie prévue à cet effet. Par exemple : "ceci est le premier message que je m'envoie".
  • Vous n'avez alors plus qu'à l'envoyer. Généralement, à l'aide de l'action "Envoi". Attendez quelques minutes (vous pouvez profiter de ces minutes pour prendre des notes sur ce que vous venez de faire).
  • En principe, en allant dans la partie messages reçus, vous devriez maintenant voir apparaître votre message.

Exercice : destinataires erronés

Recommencez l'exercice précédent en l'envoyant à une adresse erronée (par exemple mettez truc@etu.univ-montp3.fr). Etudiez le message que vous avez reçu suite à cet envoi.

Explications

  • Une adresse électronique est unique et si elle est mal orthographiée il n'y a aucun moyen d'envoyer votre message au destinataire. Que penseriez-vous d'une lettre (classique) avec une adresse erronée ?
  • Le gestionnaire (programme automatique) de courriers électroniques vous prévient quand il a un problème de délivrance d'un message que vous avez envoyé. Il vous écrit avec l'adresse Mailer-Daemon@univ-montp3.fr (un démon en langage informatique est un programme de gestion qui tourne en permanence sur un serveur, ou plus généralement sur un ordinateur).
  • Le message qu'il vous envoie vous indique si l'erreur est permanente ou pas, et son origine (utilisateur inconnu, boîte de messagerie du destinataire pleine, ...).

Exercice : différencier Cc et Cci.

Envoyez un message à votre voisin en mettant votre adresse électronique dans la partie CC. Que constatez-vous ?

Recommencez l'opération mais en mettant votre adresse électronique dans la partie Cci. Demandez à votre voisin qu'il vous montre ce qu'il a reçu et comparez-le avec le message précédent.