La gestion courante de la bibliothèque était assurée par un personnel hiérarchisé d'esclaves et d'affranchis placés sous les ordres du bibliothécaire (bibliothecarius) responsable de chaque établissement, qui dépendait lui-même du procurator. Les inscriptions funéraires conservées distinguent les uilici (dont on ne sait s'ils représentent un échelon supérieur d'employés ou des responsables de l'entretien général de la bibliothèque) et les employés a bibliotheca dont les fonctions ne sont pas spécifiées et qui pouvaient être des scribes, des réparateurs de rouleaux, des employés chargés d'apporter les ouvrages aux lecteurs ou de tenir le catalogue, etc. Tous étaient évidemment alphabétisés - les responsables étant nécessairement des lettrés - et assignés de façon fixe à l'une des sections, grecque ou latine, de leur bibliothèque.

Capsa contenant des rouleaux
Source : Project Gutenberg

L'organisation spatiale de la bibliothèque et le mode de stockage des rouleaux interdisaient au lecteur tout accès direct aux ouvrages. On peut donc supposer que le personnel apportait directement aux lecteurs les textes qu'ils réclamaient. L'empilement des rouleaux dans les armaria rendait évidemment leur manipulation périlleuse, et les exigences de la conservation imposaient qu'ils ne soient approchés que par des experts. Les rouleaux demandés étaient alors placés verticalement dans des poches de cuir appelées scrinia ou capsae - semblables à celui placé aux pieds de Sophocle sur la statue conservée au musée du Latran - que l'on apportait au lecteur. Quelques témoignages permettent de penser que certaines bibliothèques autorisaient l'emprunt. Ainsi Aulu-Gelle évoque-t-il dans une anecdote la bibliothèque de Tibur (Tivoli), certes située en dehors de Rome, où l'un de ses amis emprunte un ouvrage d'Aristote pour nourrir la discussion :

Pendant les grandes chaleurs de l'été, je m'étais retiré chez un ami riche, dans la campagne de Tibur. Nous étions là plusieurs amis du même âge, tous philosophes ou rhéteurs. Parmi nous se trouvait un excellent homme, péripatéticien instruit et singulièrement passionné pour Aristote. Nous buvions en grande quantité de l'eau de neige ; il voulait nous en empêcher, nous gourmandait sévèrement, nous citait l'autorité de célèbres médecins et surtout d'Aristote, qui savait tout ce qu'un homme peut savoir. [...] Mais, voyant que nous n'en tenions aucun compte, il va à la bibliothèque de Tibur, alors dans le temple d'Hercule, et assez bien fournie, chercher un exemplaire d'Aristote, et nous l'apporte : « Croyez-en du moins, nous dit-il, la parole d'un homme si sage, et cessez de ruiner à plaisir votre santé. »
(Aulu-Gelle, Nuits attiques 19, 5)

Mais rien ne prouve, bien sûr, qu'il ne s'agissait pas là d'un privilège spécial (le futur empereur Marc Aurèle ayant été autorisé à emprunter les ouvrages de la bibliothèque Palatine) ou d'une pratique spécifique à la bibliothèque de Tibur.

Par sa nécessaire complexité, le classement même des collections exigeait lui aussi que l'accès aux ouvrages fût réservé à des experts. Aucune source ne précise quelle organisation matérielle les bibliothèques romaines avaient adoptée, mais l'on peut supposer qu'elles s'étaient directement inspirées du modèle mis en place dans les bibliothèques grecques qui fonctionnaient encore à l'époque où Pollion et Octave mirent en place les premières bibliothèques publiques de Rome.