BCI - Conventions Québec

Candidature 23-24 : pour accéder au formulaire, suivez ce lien : CAMPAGNE DE CANDIDATURE CLOSE

DATE LIMITE DE DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE : 15 décembre
Pour rappel vous devez imprimer le dossier de candidature et le déposer au bureau 02 du batiment I
RÉCUPÉRATION DU CODE POUR UNE CANDIDATURE BCI : entre le 01 et le 15 décembre AU PLUS TARD

1 – Conditions pour partir en mobilité

• Vous devez avoir réussi l’année en cours avant de partir (le redoublement/statut AJAC annulent le départ)
• Dans le cas d’un départ en Master 1, avoir été accepté(e) dans la formation pour laquelle vous avez été sélectionné(e) en mobilité
• Si vous êtes en double cursus, un seul diplôme peut être validé
• Les départs en mobilité se font qu’à partir de la L3
• Suivre des cours et non faire un stage
• Les universités québecoises exigent en général 12 de moyenne minimum
• Ne pas avoir validé le premier semestre de l’année en cours peut nuire à votre dossier
• Il n'est pas possible de partir en Master Enseignements et dans certains Master 2

2 – Candidater pour une mobilité avec le BCI et les Conventions Québec

Avant de candidater vous devez impérativement lire notre Foire aux Questions.

Dossier de candidature MoveOn :
Le lien MoveOnline pour la candidature sera disponible dans l'encadré rose en haut de cette page .
Le dossier est à soumettre en ligne et à rendre en dossier papier pour le 15 décembre
La candidature doit être effectuée sur la plateforme en ligne. Il est possible de choisir jusqu'à 5 voeux classés par ordre de préférence parmi les universités partenaires. Les étudiants sélectionnés par les commissions de sélection recevront un avis favorable uniquement pour 1 voeu définitif parmi ceux pour lesquels ils auront candidatés.
Le formulaire de candidature MoveOn devra être soumis avec les documents suivants requis :
Document d’identité en cours de validité
Dernier relevé de notes
Ebauches de Learning Agreements
Lettre de motivation en français *
*Il est impératif d’indiquer précisément la durée souhaitée du séjour dans la lettre de motivation. Si la mobilité demandée est d’une durée d’un semestre, le semestre (S1 ou S2) devra obligatoirement être indiqué.

Dossier de candidature BCI (si vous souhaitez candidater seulement pour les universités des Conventions Québec, il n'est alors pas nécessaire d'effectuer cette procédure) :
Entre le 1er et le 15 décembre, merci de venir récupérer au bureau 02 du bâtiment I un code individuel qui vous permettra de candidater cette fois-ci sur le site du BCI.

Circuit pédagogique a effectuer pendant la candidature :
• Renseignez-vous sur les sites des universités partenaires qui vous intéressent et sur les cours proposés pour effectuer des ébauches de Learning Agreement (qui indique vos équivalences de cours).
• Contactez votre coordinateur départemental pour discuter de la faisabilité de votre projet et pour la validation et signature de vos ébauches de LA. Ne pas hésiter à faire autant de LA que d'universités désirées (BCI et Conventions).

Veillez à respecter les dates limites imposées (tout dossier remis incomplet ou hors délai sera refusé)

Les critères de sélection

Les commissions de sélection composées d’enseignants-chercheurs sélectionneront les candidats en fonction de leur dossier académique et de leur motivation.
La commission de sélection vous positionnera sur l'université avec laquelle vous avez les meilleures chances d'être accepté parmi vos voeux. Les universités partenaires ont le droit de refuser un étudiant nominé.

3 – Après la selection – préparer le départ

Les démarches suivantes sont à effectuer uniquement après la sélection de l'université partenaire.
Lors de la nomination auprès de l'université partenaire (voir ci-dessous), votre adresse universitaire sera transmise à celle-ci et deviendra votre principal biais de contact.
Il est de votre responsabilité de lire quotidiennement les mails qui vous seront envoyés et que votre adresse fonctionne.
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Démarches auprès de l’UPVM

1. Le contrat d’études (Learning Agreement)
Le Learning Agreement est un document énumérant les différents cours que vous suivrez lors de votre mobilité. Il doit être approuvé et signé par votre coordinateur départemental.
Vous devrez remettre votre Learning Agreement complété et signé par votre coordinateur départemental au plus tard le 17 juin au bureau 02 (Email : proganglo-bci-quebec@univ-montp3.fr)

2. Les inscriptions administrative et pédagogique
L'inscription administrative et pédagogique s’effectue sur votre ENT dès l'ouverture de la période d'inscription.

3. Les aides financières à la mobilité

Les étudiants peuvent être éligibles à des financement(s) pendant leur mobilité. Pour obtenir des informations concernant les bourses de mobilité à l'étranger, vous devez vous rendre sur la page Aides Financières à la Mobilité
Important : les versements des bourses de mobilité ne sont pas mensuels. Le premier versement intervient en début de mobilité après réception de l’attestation d’arrivée qui confirme le début de votre séjour. Le deuxième versement intervient à la fin de votre séjour après réception de l’attestation de fin de séjour (Voir "3. Pendant votre mobilité")

Démarches auprès de l’université d’accueil

1. Nomination
Le bureau 02 doit effectuer votre nomination auprès de l’université d’accueil (c’est-à-dire les informer de votre sélection) qui vous contactera ensuite directement par mail pour vous donner leur réponse définitive. Si vous obtenez une réponse positive, vous pourrez alors procéder à votre inscription en tant qu’étudiant en programme d’échange.
L'inscription n'est pas possible tant que la nomination n'a pas été faite par le bureau 02

2. Inscription
Il s’agit de l'inscription dans votre université d’accueil afin de confirmer votre mobilité de venir y étudier dans le cadre d'un programme d'échange.
Chaque université a sa propre procédure d'inscription, il vous est fortement conseillé de vous informer en amont sur les étapes de la procédure afin d’anticiper les dates limites et les démarches qui peuvent prendre du temps.

ATTENTION : Chaque université possède son propre calendrier et fixe la date limite de son choix pour les inscriptions des étudiants en échange.

Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez prendre contact avec le bureau 02.

3. La recherche d'un logement

Cette démarche vous appartient entièrement : pour éviter tout problème, commencez vos recherches et démarches le plus tôt possible.
Grâce à votre statut d’étudiant en échange, vous pouvez dans certains cas, solliciter auprès des universités partenaires l’attribution d’un logement universitaire : la procédure pour faire la demande est à faire en même temps que l'inscription. Un formulaire de demande (Accommodation Form) vous sera remis par l'université d'accueil si celle-ci propose des logements.
Attention : les demandes de logement ne garantissent pas dans tous les cas leur obtention. Ainsi, soyez vigilant quant aux documents qui vous seront demandés (chèque de caution notamment).

Démarches auprès des autorités du pays de votre université d’accueil
Il est de votre responsabilité de faire les démarches nécessaires pour obtenir un visa étudiant pour votre mobilité. Une réunion à ce propos est organisée au mois de mai/juin de l’année académique précédant votre départ.

4 – Pendant votre mobilité

·Au début de votre mobilité
A partir de votre arrivée au sein de votre université d’accueil, vous devrez envoyer par mail au bureau 02 :

1. L'attestation d'arrivée
Ce document, indiquant le début de votre séjour, doit être signé par le service des Relations Internationales de votre université d’accueil dans un délai d’un mois maximum après le début de votre mobilité.
Cette attestation est indispensable pour obtenir le 1er versement de la/les bourse(s) de mobilité.

2. Le Learning Agreement
Le contrat d'études peut-être soumis à quelques changements durant votre mobilité (chevauchement de cours, suppression du module, non-accessible aux étudiants d’échange...)
ATTENTION : Toute modification doit être validée par votre coordinateur départemental et la nouvelle version du document envoyée au bureau 02

5 – En fin de mobilité

1. L’attestation de fin de séjour
Quelques jours avant votre départ, vous devrez faire signer et tamponner par votre université d’accueil votre attestation de fin de séjour. Vous devrez impérativement l’envoyer par mail ou la remettre en mains propres au Bureau 02 dans un délai d’un mois maximum après la fin de votre mobilité.
A défaut, vous ne pourrez pas recevoir le solde de votre ou vos bourse(s).

2. L'attestation officielle des résultats obtenus en mobilité
La procédure de transfert de notes débute dès la réception des résultats obtenus au sein de votre université d’accueil. La commission de transfert composée notamment de votre coordinateur départemental se réunit afin de convertir les notes obtenues pendant votre mobilité.
Nous attirons votre attention sur le fait que la procédure peut être ralentie pour des raisons de délais postaux, ou encore si vous êtes amené à passer des sessions de rattrapage dans votre université d’accueil.
ATTENTION: il peut arriver que ces transferts ne se fassent qu’en Septembre ou Octobre. Vous mettez les chances de votre côté en vous assurant que vos résultats arrivent le plus rapidement possible.

Pour les candidatures hors de l'Université Paul-Valéry et/ou en Master1, le délai des transferts de notes est à prendre en compte. Une attestation de mobilité pourra être délivrée afin de justifier la non-présentation des notes de l'année en cours.

L’ensemble de ces éléments conditionne le paiement de la bourse de mobilité et la validation de vos résultats en fin d’année universitaire. Nous attirons votre attention sur la nécessité de respecter strictement les dates indiquées.

Notre partenaire assurance et mutuelle : HEYME

Afin d'accompagner au mieux nos étudiants, la Direction des Relations Internationales et de la Francophonie a mis en place un partenariat avec le groupement de mutuelles et assurance spécialisées dans le public étudiant, HEYME.

Grâce à ce partenariat, vous pouvez bénéficier de l'ensemble des services proposés par HEYME à des tarifs avantageux :
Assurance habitation
Assurance rapatriement
Responsabilité civile
Complémentaire santé (mutuelle)
Pour bénéficier des conditions avantageuses de ce partenariat, veuillez utiliser auprès du partenaire le code : 34UPVM-10
Rendez-vous sur leur site internet pour une information détaillée des prestations : https://heyme.care/fr

Sécurisez votre séjour - Inscription auprès des autorités

Les autorités françaises ont mis en place des dispositifs qui permettent, en lien avec les autorités locales du pays où vous vous rendez, d’intervenir plus efficacement en cas de situations d’urgence : accident, catastrophes naturelles, guerre, pandémie, etc.
Cela vous permettra alors de recevoir des informations et des consignes de sécurité par email ou par SMS lorsque la situation le justifie.
Les dispositifs seront différents selon la durée de votre séjour :
Pour un séjour de moins de 6 mois - INSCRIVEZ-VOUS SUR LA PLATEFORME ARIANE
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
Pour un séjour de plus de 6 mois - INSCRIVEZ-VOUS SUR LE REGISTRE DES FRANCAIS ETABLIS HORS DE FRANCE
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services-aux-francais/s-inscrire-au-registre-des-francais-etablis-hors-de-france/

L’UPVM vous recommande fortement de vous inscrire sur la plateforme correspondant à la durée de votre séjour.

Foire aux Questions (FAQ)

Nous vous invitons à lire attentivement cette FAQ. Plus de 50 questions-réponses classées par thème. En utilisant le mode « Recherche » par mot-clé, vous trouverez par exemple que « coordinateur » donnera 20 résultats.