Les archives de l'université

Les missions du pôle archives

Le pôle archives assure 4 missions essentielles qui sont :

 - la collecte et l'élimination des archives produites par l'établissement. Ces archives, publiques peuvent être administratives, pédagogiques ou scientifiques.

 - le classement des archives conservées selon le plan de classement en vigueur. Ce travail aboutit à l'élaboration d'un inventaire.

 - la conservation des archives qui lui sont confiées .

 - la communication des archives auprès de tous en respectant les délais de communicabilté des différents types de document.

Une coopération inter-services

Le réseau des correspondants « archives » : un travail d'équipe indispensable...

Dans le cadre de ses activités, il est essentiel que l'archiviste puisse s'appuyer sur un réseau de correspondants locaux, motivés par un travail  en équipe.

Investi par sa hiérarchie, le rôle d'un correspondant "archives" est :

  • D'informer ou d'alerter l'archiviste sur les problématiques de "terrain" sous couvert de sa hiérarchie.
  • De faire remonter les besoins du service.
  • De renseigner et d'expliquer à ses collègues, les règles et bonnes pratiques d'archivage.
  • D'assurer un point relais auprès des enseignants rattachés à  la composante correspondante.
  • De coordonner les opérations dans un secteur ou dans un domaine particulier en liaison avec l'archiviste.
  • De participer aux réunions d'information et de partager ses retours d'expériences.
  • De proposer des pistes de réflexion, d'information ou de formation à l'archiviste...

Les Directeurs ou responsables de service, peuvent choisir de nommer un ou plusieurs correspondants "archives" au sein de leur Direction ou de leur composante, en fonction de leurs besoins, de leur organisation interne ou de leur mode de fonctionnement

Le champ d'intervention du référent "archives" doit  donc être clairement défini par sa hiérarchie, au moment de sa désignation ou lorsque sa fonction est amenée à évoluer dans le temps

 

Rechercher des archives

L’inventaire de l’Université Paul-Valéry

Un instrument de recherche essentiel...

L'inventaire est un outil d'aide à la recherche et de communication : il recense et décrit les documents versés par les services qui, n'étant plus d'un usage courant, sont conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques.

Il permet de prendre connaissance des fonds d'archives existants et de leur intérêt historique.

A terme, cet inventaire est destiné à répertorier tous les documents déjà versés ou à verser par chaque service, en indiquant expressément :

  • La nature des documents pré archivés, appelés aussi "archives intermédiaires".
  • Les dates extrêmes.
  • La durée d'utilité administrative (D.U.A).
  • Le sort final (élimination, tri, conservation définitive).
  • Leur localisation (local, épi, travée).
  • La référence au bordereau de versement correspondant.

 Les archives de l'université, qui ont été jusqu'à présent inventoriées, font l'objet d'une cotation ou d'un plan de classement par service (producteur) ou par mission (organisation des enseignements et des examens notamment) inventaire_general_et_son_sommaire_2016_2017.xlsx

Le répertoire méthodique des archives départementales

Des archives devenues définitives...

Les archives de l'université qui ont été transférées aux archives départementales, sont côtées sous le numéro 5 ETP.

Le fond de l'université, qui date des années 1883 à 2002, est divisé en trois parties :

  • Administration générale
  • Organisation de la vie universitaire (étudiants, enseignement, examens)
  • Bourses et secours

Ces documents sont consultables en ligne :

repertoire_methodique_ad34_de_1883_a_2002_-_5_etp1-547.pdf

table_de_concordance_versement_ad34_-_5_etp.pdf

 

La communication des archives

Les modalités de consultation des archives : Quelques conseils utiles...

  • Contactez l'archiviste au préalable : il connaît l'emplacement des locaux et vous indiquera la marche à suivre...
  • Pour les services de l'Université, consultez les bordereaux de versement : vos archives ont été triées, classées et conditionnées par vos soins, en fonction de la logique de vos services.
  • L'inventaire : un instrument de recherche à ne pas omettre !

Des formulaires et des outils pratiques sont à votre disposition, pour faciliter vos recherches et vos démarches administratives :  fiche_pratique_consultation_des_archives.pdf

Les règles de communicabilité des archives

Attention, le droit a communicabilité est règlementé...

  • Un principe général de libre communicabilité des archives
  • Des réserves pour la protection de la vie privée de la personne ou du secret médical...
  • Une obligation de réserve et de confidentialité

La responsabilité d'un service peut être engagée sur la base de la règlementation en vigueur...

Voici une fiche pratique : fiche_pratique_delais_de_communicabilite_archives.pdf