En cette nouvelle rentrée, la Direction du système d'information et du numérique (DSIN) fait un rappel de quelques outils collaboratifs mis à la disposition des personnels. Ces outils sont simples d'utilisation et répondent aux usages les plus courants.
Les mails
Outil quasi incontournable dont l'usage au bureau est bien entré dans les mœurs, votre messagerie professionnelle Bluemind vous offre de nombreuses fonctionnalités, comme sélectionner des filtres pour mieux gérer l’organisation de votre boîte, mettre en route un répondeur automatique en cas d’absence, et bien d'autres services encore.
Il est, ainsi, désormais possible de configurer sa messagerie professionnelle directement sur son smartphone. Pour configurer Bluemind sur l'application mail de votre téléphone, suivez les instructions détaillées dans ce document .
Pour davantage de détails et de conseils sur l'utilisation de la messagerie, le catalogue des services est à votre disposition (voir le lien "outils collaboratifs" ci-contre).
L’agenda
Trop peu utilisé, l'agenda est une fonction proposée en association à l’outil de messagerie Bluemind. Parmi les usages de l'agenda partagé, celle de faciliter l’organisation des équipes au quotidien. Vous pouvez ainsi partager votre agenda en lecture seule, en déléguer la gestion, ou encore créer un agenda de service partagé entre les membres de votre équipe.
Pour rappel, tous les paramètres de l’agenda sont accessibles via l'ENT (Outils collaboratifs, Application Messagerie, Mon compte, Agenda, Gestion des partages). En cochant la case "autoriser le partage avec tous les utilisateurs" vous pouvez choisir le degré d’interaction et autoriser vos collègues à vous inviter. Notez cependant qu' en cas de besoin, lors de la création d’un événement dans votre agenda, vous pouvez cocher la case "privé" afin d'en garder le contenu confidentiel.
Selon vos besoins et utilisations vous pouvez également synchroniser un agenda extérieur.
Plus d’informations sur l’agenda en consultant cet aide mémoire.
L’UPVDrive
Outil de gestion de fichiers en ligne, permettant le stockage, le partage avec des utilisateurs internes ou externes et la synchronisation de fichiers, UPVDrive propose également l’édition collaborative qui permet à plusieurs personnes autorisées à écrire sur le même document en même temps.
L'accès est rapide depuis n'importe quel navigateur web après identification via son ENT ou sa messagerie. Lien direct ici.
Vous pouvez également utiliser Nextcloud une extension permettant d’avoir accès à vos fichiers UPVDrive directement depuis vos équipements informatiques (ordinateur, tablette, smartphone), y compris en mode non connecté, à l'instar de Google drive, par exemple. Veillez à l’actualisation de vos fichiers. La synchronisation avec UPVDrive ne se fait que si vous êtes connectés à un réseau.
Plus d’informations sur l’UPVDrive directement dans le catalogue des services (lien ci-contre) et via ce tuto en ligne.
Les outils de visio
Depuis le début de la crise sanitaire et le développement du télétravail, la visio est devenue un outil indispensable au quotidien pour échanger avec nos collègues.
Trois outils de visio sont accessibles directement via l’ENT dans l’onglet (Outils collaboratifs, Webconférences).
La planification de réunion
Le service de planification de réunion Evento, développé et hébergé par RENATER, permet de convenir de dates de rendez-vous entre plusieurs personnes par sondage en ligne. Il permet de planifier vos évènements en quelques clics avec des utilisateurs internes ou externes à l’instar de Doodle, par exemple.
Toutes les informations sur la planification de réunion en suivant ce lien.
