Planification d'une réunion

Fiche de service : Planification d'une réunion

Catégorie : Outils collaboratifs

Dernière mise à jour le 28-08-2019
Télécharger la fiche au format PDF

Présentation du service

La Direction des Systèmes d’Information et du Numérique (DSIN) propose un service de planification de réunions : Evento.  Ce service, développé et hébergé par RENATER (REseau NAtional de Télécommunications pour la technologie, l'Enseignement et la Recherche est le réseau informatique français reliant les différentes universités et les différents centres de recherche entre eux en France métropolitaine et dans les départements d'outre-mer), permet de convenir de dates de rendez-vous entre plusieurs personnes par sondage en ligne. Il permet de planifier vos évènements en quelques clics avec des utilisateurs de l'UPVM3 ou extérieurs.

Fonctionnalités

Ce service permet :

  • De faciliter l’organisation d’événements directement en ligne en tenant compte des disponibilités et des contraintes des invités,
  • D’organiser des rendez-vous avec définition libre des créneaux horaires et des dates,
  • D'envoyer des notifications par mail.

Il offre également la possibilité :

  • D’exporter au format csv,
  • De faire des annotations,
  • De proposer des dates, des lieux, des activités,
  • De nouvelles options avancées telles que la réponse « peut être ».

La visibilité des commentaires ou encore la possibilité de masquer les réponses des autres participants vous permettent de configurer votre sondage au plus près de vos besoins.

Procédure

Ce service est disponible sur l’ENT (Environnement Numérique de Travail), dans l’onglet Outils collaboratifs / Planifier une réunion :

                                         [accès direct vers la planification d’une réunion]

Une fois connecté, vous avez la possibilité de planifier ou gérer votre EVENTO.

► Planifier votre EVENTO :

  • Donner un titre (obligatoire), un descriptif et une date de clôture (facultatif) à votre planification,
  • Suggérer des propositions de dates, de lieux et d’activités,
  • Inviter des participants à voter (Si seul le personnel de l’UPVM3 peut créer des rendez-vous, en revanche tout utilisateur peut indiquer ses préférences de rendez-vous, qu’il soit dans l’établissement ou non.),
  • Sélectionner la meilleure proposition selon les votes des participants.

 

► Gérer un EVENTO :

  • Gérer vos propres EVENTO,
  • Répondre à un EVENTO pour lequel vous avez été sollicité.

Documentation / Ressources associées

Contacts

Les demandes d’assistance sur ce service doivent être adressées via une demande d’intervention. Pour cela, se connecter à l’ENT et ajouter un ticket dans la rubrique ‘Service DSIN / Messagerie et outils collaboratifs’.