Nos besoins en déplacements et hébergements sont désormais gérés dans le cadre d’un nouveau marché. Mieux adapté que le précédent aux spécificités de l’enseignement supérieur, il propose plusieurs améliorations dans son offre de services.
Depuis 2019, l’AMUE (agence de mutualisation des universités et des établissements) planche, dans le cadre de nos besoins en matière de déplacements et d’hébergements, sur la définition d’un nouveau marché public. Pensé pour mieux répondre aux contraintes particulières de l’enseignement supérieur et de la recherche, son cahier des charges a fait l’objet d’une large concertation auprès de plusieurs établissements, dont le nôtre.
Attribué à l’agence FCM, ce nouveau marché est désormais en vigueur. Il propose plusieurs améliorations par rapport à celui qui s’achève, et notamment :
- Des délais de traitement optimisés grâce à des effectifs, côté prestataire, mieux calibrés et mieux formés. Des indicateurs automatiques ont été prévus en cas de réponses trop longues.
- Une offre hôtelière élargie intégrant, par exemple, celle d’I-Albatros ou de Booking.com
- La mise en place d’un label "propre et sécurisé", impliquant un contrôle systématique des hôtels et la mise à l’écart des établissements inadaptés ou insalubres.
- La mise en place d’un filtre de sélection permettant d’identifier les nuitées incluant le petit déjeuner.
- L’intégration systématique d’une offre de transports low cost ou TER
Marché, mode d’emploi
Si vous êtes déjà familiarisé avec ce type de prestations, le mode opératoire de ce nouveau marché reste, pour l’instant, quasiment inchangé. Rydoo, la nouvelle plateforme, est très similaire à l’ancienne et permet de gérer les réservations individuelles. Pour les besoins spécifiques, telles que les réservations de groupe, il est nécessaire de passer commande par téléphone ou mail.
A terme, l’ensemble du processus sera dématérialisé. En clair, toutes les données de la mission (dates, destination, financement, etc.) pourront être saisies directement depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Les personnes habilitées à valider seront automatiquement averties, et les actes de gestion (commande, ordre de mission) automatiquement édités après validation, fluidifiant, ainsi, le suivi. Cette gestion dématérialisée demeurera, toutefois, facultative.
Un déploiement accompagné et concerté
Afin de préparer le déploiement de cette nouvelle plateforme, des formations express, accompagnées de supports PDF ou tutoriels vidéos, vont être proposées à ceux qui le souhaitent.
Dans la perspective d’une dématérialisation totale, la DAFPA souhaite faire appel à des volontaires, quelles que soient leurs fonctions, pour participer à des groupes de réflexion. Au cours de deux à trois réunions maximum, ils auront vocation à réinterroger toute la procédure : qui valide, dans quel ordre et pourquoi ? Ces échanges permettront également de se pencher sur la réglementation des missions, de façon générale, et le fonctionnement du marché en particulier. Sur cette base, des supports de communication seront réalisés : FAQ, vidéos explicatives, etc.
