Les bons outils pour communiquer en télétravail

Mise a jour du 07 décembre 2020

De nouvelles conditions de travail s'imposent à toute la communauté universitaire. Pour celles et ceux qui seraient amené.e.s à faire du télétravail, la DSIN vous accompagne dans cette nouvelle aventure.

Lorsque vous devez échanger avec plusieurs collègues, en l’absence de réunions physiques, voici quelques outils de conférence à distance :

      

       

L'Université à décidé de souscrire à l'offre "pro" pour l'ensemble de ses personnels (BIATSS &  Enseignants).  L'outil est rapide à prendre en main et simple à utiliser. Vous pourrez créer des réunions depuis un espace de cours Moodle ou par accès direct depuis la plateforme de l'université, inviter des participants (jusqu'à 1000), enregistrer la réunion, partager du contenu, utiliser un module de discussion instantanée... L'accès mobile est aussi possible.


Notice d'utilisation pour participer à une réunion sur Cisco Webex
Notice d'utilisation pour organiser une réunion sur Cisco Webex

 

 

                     

Dans le cadre d'un appel à projets auquel l'Université a participé avec l'Université Fédérale de Toulouse, l'Université a l'opportunité de proposer à tous ses personnels (titulaires, contractuels, hébergés) l'utilisation de la plateforme de webconférence Zoom (Licence Education).

Depuis plusieurs mois, l’entreprise Zoom a travaillé à réduire les failles de sécurité que présentait la plateforme.

Les comptes créés dans le cadre de la licence Education offrent la possibilité d’accueillir jusqu’à 300 participants par réunion.

Prochainement, le connecteur Moodle sera mis en place et permettra donc, comme Cisco Webex Meetings ou Big Blue Button, de créer des activités Zoom directement depuis un espace de cours.

L’accès à la plateforme Zoom de l’université se fait à l’adresse univ-montp3-fr.zoom.us  en se connectant avec les identifiants de l’ENT.

Fiche récapitulative d'utilisation de Zoom

Charte de diffusion pédagogique en ligne (Votée au CEVU DU 09/06/2020)guide_zoom_part-orga.pdf

 


Rendez-Vous est accessible depuis son ENT (Menu « Outils collaboratifs\Webconférence »), c’est un outil de visio-conférence qui permet de créer instantanément des réunions. 
Une fois la conférence créée, il suffit de partager le lien avec les personnes à inviter. L’accès est simplifié et rapide car il se fait soit avec un ordinateur soit sur un smartphone après installation de l’application dédiée. Il est conseillé pour avoir une meilleure fluidité dans les échanges de limiter le nombre des participants à 5. Vous pourrez partager des documents, votre écran, utiliser le module de chat avec les autres participants. Renater, le fournisseur de ce service, recommande l'utilisation du navigateur Chrome
-> L’outil Rendez-Vous est présenté sur le catalogue des services de l’université.
-> Plus d’informations sur Rendez-Vous Ici

 


Avec Renavisio vous pouvez planifier des réunions et envoyer directement les invitations pour une insertion automatique de l’événement dans les agendas. L’accès se fait avec un ordinateur via un navigateur web sur ce lien : https://renavisio.renater.fr/  après installation du plug-in. Il est conseillé pour avoir une meilleure fluidité dans les échanges de limiter le nombre des participants à 20. Renater, le fournisseur de ce service, recommande l'utilisation du navigateur Chrome
-> L’outil Renavisio est présenté sur le catalogue des services de l’université
-> Plus d’informations sur Renavisio Ici

 

                       

Adobe Connect est un service payant, proposé par Adobe. La direction de l'université a validé une nouvelle distribution des licences durant la période de confinement.
Le principal atout de cette solution est de permettre jusqu’à 200 connexions simultanées. Aussi, il est possible d’enregistrer la conférence et de diffuser le lien aux personnes qui n’auraient pas pu y participer.
Notice d'utilisation pour participer à une réunion sur Adobe Connect
Notice d'utilisation pour organiser une réunion sur Adobe Connect


        

            

L’hébergeur français OVH propose un service de conférence téléphonique simple d'utilisation pour 50 personnes en simultané.
Vous pouvez également planifier vos conférences téléphoniques et prévenir les intervenants par email. Grâce à un simple appel au numéro indiqué lors de la réservation, chacun des interlocuteurs sera connecté en direct et pourra écouter et intervenir.  A noter : dans la version gratuite, un compte (une adresse mel) ne peut créer qu’une conférence téléphonique par période de 24h. Cette dernière n'est valable que durant 24h
->Toutes les informations sur l’outil de conférence téléphonique d’OVH Ici

 

Bon à savoir :  En cette période de télétravail le réseau internet peut vite être saturé alors surveillez votre consommation en ne laissant pas tourner les vidéos en arrière plan et privilégiez un appel téléphonique si vous avez juste un interlocuteur.