À l'occasion de la 5e édition du Digital Cleanup Day (Journée mondiale du nettoyage numérique), qui fait son retour du 11 au 16 mars prochain, notre communauté est invitée à profiter de cette semaine pour faire le tri dans nos boîtes de messageries électroniques et nos espaces de données partagés !
En 2022, dans notre université, 19 millions de mails ont été échangés (10 280 000 envoyés / 8 895 000 reçus) dont 70% possédaient une pièce jointe. Cette somme monumentale de courriels représente près 200 To stockés sur les serveurs !
En rapportant ces chiffres pour une journée cela donne : 36 773 mails (reçus/envoyés) sans pièces jointes et 15 760 mails (reçus/envoyés) avec pièce jointe, soit une production de 160 700 kg éq C02 par jour pris en compte dans le traitement des données du Bilan Carbone 2023 de notre établissement.*
Le calcul donné ici en exemple ne porte que sur l’impact des mails. N’oublions pas toutes les autres activités de stockage et de partage de fichiers et l’utilisation de plateformes diverses.
L’enjeu du “Digital CleanUp Day”
Depuis plusieurs années, notre université a mis en place des « semaines de nettoyage des données » et une formation dédiée « Numérique responsable », et ce, en parallèle à d'autres actions visant la décarbonatation de nos diverses activités. Ainsi, sous le pilotage du VP Numérique, il a été décidé cette année de constituer un groupe de travail spécifique à cette question du numérique responsable et d’initier une véritable stratégie sur le sujet qui sera inscrite au schéma directeur DD&RSE de l’établissement. Ce programme permettra d’aller plus loin dans la prise en compte de l’empreinte globale du numérique sur les activités de l’établissement et dans la réalisation de nos missions. Le numérique responsable est déjà un axe de travail et de réflexion dans le cadre du Plan de sobriété énergétique produit fin 2021.
Au delà de la prise de conscience dans nos activités de l’impact environnemental du numérique il est important de considérer l’adoption de « bons gestes » qui sont aussi de l’ordre de la responsabilité. Pour évaluer votre empreinte environnementale professionnelle individuelle du numérique en kg eq. CO2 vous pouvez utiliser l’outil développé par l’Institut du Numérique Responsable qui permet aussi des comparaisons avec d’autres activités.
Quelques pistes de « nettoyage de données »
Si certains types de mails doivent être conservés, vous pouvez supprimer les mails institutionnels d’information issus des listes de diffusion. Si nécessaire, vous retrouverez les archives de ces listes sur votre ENT > Outils collaboratifs > Listes de diffusion > Mes listes. Sur cet espace, vous pouvez gérer vos abonnements et n’hésitez pas à vous désabonner des listes qui vous sont inutiles.
Vous pouvez également choisir de ne garder que le mail qui conclut un échange ; en effet, en descendant dans l’historique, vous avez accès au reste de votre conversation, il n’est donc pas nécessaire de garder les mails uniques reçus en amont.
Réduire nos échanges inutiles
Le guide de la communication douce est disponible sur le site internet de l’université. Vous y trouverez des pistes de réflexion à appliquer facilement au quotidien afin d’alléger votre boîte mail. En voici quelques exemples :
- Envoyez des mails utiles : il est possible que l’information à laquelle vous souhaitez accéder puisse vous être apportée par téléphone, en visite directe ou par messagerie instantanée.
- Lorsque c'est possible, privilégiez la communication d'informations officielles via la newsletter ; cela permet d'éviter les envois massifs
- N’abusez pas des pièces jointes : préférez le partage de documents par lien plutôt que par envoi du fichier en pj. Selon l’ADEME, un mail d’1 Mo contenant une PJ émet l’équivalent de 19 grammes de CO2.
- Ciblez vos destinataires : n’envoyez des courriers électroniques qu’à des interlocuteurs concernés directement par l’objet du mail. Multiplier par 10 le nombre des destinataires d’un courriel multiplie par 4 son impact climatique.
- Lorsque vous communiquez sur les listes institutionnelles (l-chens,l-iatos et l-etudiants) bannissez les pièces jointes (qui seront reproduites autant de fois qu’il y a de destinataires), déposez votre document sur vos pages internet et faites un lien hypertexte.
Pour aller plus loin
N’hésitez pas à faire le tri au sein de votre espace partagé d’activité (UPV drive…) en supprimant les documents en doublons.
Par ailleurs, retrouvez plus d’informations et les mesures prises par les services publics écoresponsables et lire notre précédent article sur le bilan carbone de l’université.
S’engager dans le numérique responsable c’est :
- optimiser les outils numériques pour limiter leurs impacts et consommation ;
- développer des pratiques numériques éthiques et responsables ;
- développer des services numériques accessibles à toutes et tous, inclusifs et durables ;
- se diriger vers un numérique responsable, indispensable pour assurer la résilience des organisations ;
- favoriser l'émergence de nouveaux comportements et valeurs.
